Bạn có thấy mình liên tục gấp rút hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng vào phút cuối không? Bạn đã bao giờ bỏ lỡ thời hạn quan trọng? Bạn có tiếng là thường xuyên trễ hẹn đối với các cuộc họp, lớp học hoặc các sự kiện quan trọng khác không? Trong công việc, có lẽ bạn bị thách thức để theo kịp tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành. Năng suất của bạn có thể đã bị ảnh hưởng và bạn không phải là người duy nhất chú ý đến nó. Nếu bạn là một sinh viên, bạn có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của chương trình học và các cam kết cho hoạt động ngoại khóa. Có lẽ bạn thậm chí không hài lòng với kết quả học tập của mình. Ở nhà, có lẽ bạn phải “đương đầu” với khối lượng công việc nhà “đồ sộ”, và không còn thời gian chất lượng cho gia đình và bản thân.
Đang xem: Mẫu Thời Gian Biểu Khoa Học Tập Khoa Học
Có lẽ bạn thực sự cần một số trợ giúp để quản lý thời gian của mình.
Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi hai điều: lập kế hoạch và tổ chức.
Quản lý thời gian bao gồm một quá trình ba bước:
Bước 1: Đánh giá cách bạn hiện đang sử dụng thời gian của mình.
Bước 2: Tạo lịch trình.
Bước 3: Thực hiện theo lịch trình.
Điều quan trọng là bạn thiết lập lịch trình hàng ngày xung quanh các hoạt động và cam kết của bạn.
Hãy chắc chắn rằng bạn xác định hoạt động nào là linh hoạt có thể thay đổi tùy theo tình hình và hoạt động nào là cố định. Chẳng hạn, giờ làm việc thường được đặt thành tám giờ mỗi ngày, do đó, đây là thời gian cố định. Trong khi đó, giấc ngủ và các hoạt động giải trí thường là linh hoạt.
Hãy trình bày các hoạt động đó ra một cách cụ thể. Ví dụ, nếu bạn chỉ viết “làm việc vặt” vào sáng thứ bảy, điều đó đều có thể mang nghĩa là từ vài phút dành cho việc rửa chén bát cho đến nửa ngày để sắp xếp lại tủ quần áo. Ước tính thời gian bạn cần cho từng hoạt động và đặt khoảng thời gian đó cố định trong thời gian biểu của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một số công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian để trở nên ngăn nắp hơn.
Kỹ thuật Pomodoro giúp tăng năng suất của bạn. Trong khi đó, Nguyên tắc Pareto 80/20 dạy bạn cách có được kết quả tối đa trong khoảng thời gian ít nhất. Cuối cùng, Ma trận Eisenhower giúp bạn xác định các hoạt động nào là khẩn cấp và quan trọng để bạn có thể hành động phù hợp với chúng.
Áp dụng tất cả các chiến lược này có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
7 Biểu mẫu công việc nhằm quản lý thời gian
1.Time Tracking Worksheet (Tạm dịch:Biểu mẫu theo dõi thời gian)
via The Joyful Organizer
Bảng sắp xếp này giúp bạn theo dõi các hoạt động của bạn. Nó có một cột cho khoảng thời gian ước tính mà bạn dành cho công việc cụ thể và một cột khác để ghi lại thời gian thực tế bạn đã thực hiện hoạt động. Hơn nữa, nó còn có ô để ghi lại tần suất của hoạt động, rất hữu ích để theo dõi lịch trình hàng tuần của bạn. Cuối cùng, có một cột để xác định liệu nhiệm vụ có quan trọng hay không. Bằng cách này, bạn có thể xác định chính xác hoạt động nào là quan trọng hoặc chỉ đơn thuần là xác định khoảng thời gian nào trong ngày đã bị “tiêu xài” lãng phí.
2.Time Management Wheel(Tạm dịch: Bánh xe quản lý thời gian)
via Google Docs
Bánh xe quản lý thời gian này cho phép bạn xác định cụ thể các hoạt động mà mình đã làm trong ngày. Một “khoang” của bánh xe tương ứng với một tiếng đồng hồ. Bạn nên đánh dấu một màu cụ thể cho mỗi một nhiệm vụ và sau đó đặt một mảnh đánh dấu (nên làm với trẻ em) vào thời gian tương ứng trên từng “khoang” của bánh xe khi bạn thực hiện hoạt động đó. Nếu bạn không có sẵn các mẩu đánh dấu, bạn có thể sử dụng bút màu hoặc bút đánh dấu màu để tô màu trực tiếp lên từng “khoang” ấy.
3.24-Hour Weekly Activity Log (Tạm dịch:Nhật ký 24h hoạt động hàng tuần)
via Ryan”s Marketing Blog
Bạn đã bao giờ tự hỏi thời gian của mình đi đâu không?
Tất cả chúng ta đều có 24 giờ giống nhau mỗi ngày, nhưng cách bạn sử dụng nó mới là điều quan trọng. Tuy nhiên, bất kể chúng ta có thể muốn đạt được bao nhiêu, chúng ta phải đảm bảo rằng chúng ta không làm việc mệt mỏi đến mức kiệt sức, hy sinh sức khỏe và hạnh phúc của mình.
Xem thêm: Khoa Học Công Nghệ Nhật Bản, Phát Triển Công Nghiệp Công Nghệ Cao
Mẫu này cung cấp một cách để theo dõi thời gian hoạt động của bạn. Nó cho phép bạn quan sát những việc bạn làm hàng ngày trong vài phút, cho bạn một phép “đo đạc” chính xác hơn về thời gian bạn dành cho mỗi hoạt động. Trong bài viết thảo luận về Năng suất của giờ làm việc (The Productivity of Working Hours), John Pencavel đã chỉ ra rằng làm việc hơn 50 giờ mỗi tuần khiến năng suất của một người giảm mạnh mỗi giờ sau mốc 50 giờ. Nói cách khác, điều cần thiết là làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn. Hãy tạo nhịp độ làm việc hài hòa cho bản thân và lập kế hoạch phù hợp để có thể hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất có thể. Bằng cách đó, bạn “giải phóng” nhiều giờ hơn để làm những việc mà bạn thực sự yêu thích.
4.Your Time Buttoned Up (Tạm dịch:Nút thời gian của bạn)
via Buttoned Up
Bảng này có tính năng sắp đặt thời gian với các khoảng tương ứng là 30 phút. Biểu mẫu cho phép bạn theo dõi lịch trình của bạn trong cả tuần, từ 7 giờ sáng đến 2 giờ sáng.
Tuy nhiên, tính năng nổi bật ở đây là các chấm đều được “mã hóa màu” – mức độ hiệu quả của hoạt động của bạn sẽ được biểu hiện dưới các loại màu sắc khác nhau. Màu xanh lá cây rất năng suất; màu cam có năng suất vừa phải; và màu đỏ là lãng phí thời gian (có lẽ đó là thời gian để thừa nhận rằng Facebook là kẻ gây nghiện và từ bỏ thói quen này).
5. Where does my time go? (Thời gian của tôi đi đâu?)
via Sage Grayson Life Editor
Bảng này áp dụng một số chiến lược và nguyên tắc để quản lý hiệu quả thời gian.
Bảng đặt ra các khoảng thời gian 30 phút liên tiếp nhau để theo dõi thời gian chính xác bạn dành cho mọi hoạt động. Nó cũng có Ma trận Eisenhower để giúp bạn xác định xem nhiệm vụ nào được bạn ưu tiên thực hiện nhất cũng như các nhiệm vụ khác có thể làm từ từ trong ngày.Với mẫu này, bạn cũng có thể suy nghĩ về lịch trình của bạn trong ngày đã diễn ra như thế nào. Bạn có thể liệt kê “các hoạt động xứng đáng có nhiều thời gian hơn”, cũng như những “hoạt động đáng ra nên dành thời gian ít hơn”. Chiếc bảng này cũng cung cấp một tính năng giúp bạn có thể lên kế hoạch cho ngày hôm sau.
6. Time manager (Tạm dịch: Mẫu quản lý thời gian cho đời sống đại học)
via Humboldt State University
Cuộc sống đại học có thể rất bận rộn. Bạn cần một vài chiến thuật để có thể hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ, đó chính là lý do vì sao bạn cần một công cụ quản lý thời gian phù hợp.
Một biểu mẫu quản lý thời gian như thế này có thể đảm bảo rằng các sinh viên sẽ không bỏ lỡ giờ học và các sự kiện quan trọng. Nó cũng giúp ta theo dõi các nhiệm vụ ưu tiên. Bảng này cũng có một tính năng giúp bạn có thể viết ra những việc cần làm mà bạn phải hoàn thành trong tuần.
Bảng giúp bạn theo dõi sát sao từng giờ đồng hồ trong ngày. Tuy nhiên, bảng sẽ không vạch ra bất cứ một khoảng thời gian nào cần phải “theo dõi” vào cuối tuần bởi người thiết kế muốn ngụ ý rằng sinh viên không nên lao đầu vào học tập triền miên và căng thẳng mà hãy biết thu xếp thời gian hợp lý để tự chăm sóc bản thân.
7.High School Time Management (Tạm dịch:Quản lý thời gian cho học sinh trung học)
via Challenge Success
Mặc dù lịch trình học tập của học sinh trung học không quá “sôi nổi” như các sinh viên đại học, học sinh trung học vẫn cần các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả để có thể sử dụng tốt thời gian của mình. Việc giỏi quản lý thời gian giúp học sinh trung học phát triển kỹ năng tổ chức và thói quen học tập tốt – cũng là những “điểm cộng” rất hữu ích khi chúng học đại học hoặc đi làm.
Trong bảng này, học sinh được yêu cầu xác định khoảng thời gian họ dành cho các hoạt động hàng tuần (ví dụ: ở trường, ngoại khóa, thời gian không có cấu trúc và ngủ nghỉ). Dựa trên nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng ngủ đủ giấc là điều cần thiết cho thanh thiếu niên, bảng tính này cũng cung cấp một số giờ nhất định cho giấc ngủ, dựa trên khuyến nghị của Học viện Nhi khoa Hoa Kỳ.
Lời cuối
Các mẫu bảng quản lý thời gian trên có thể truyền cảm hứng cho công việc bởi khi bạn đã chọn ra cho mình một loại bảng phù hợp và nghiêm túc thực hiện theo dõi, năng suất làm việc và sức khỏe của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.
Hãy tránh sa đà vào những thứ bạn không thể đạt được. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc ăn mừng những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành.
Hãy nhớ tự thưởng cho bản thân khi bạn đạt được mục tiêu của mình.
Hơn nữa, hãy nhớ nghỉ ngơi sau khi hoàn thành các hoạt động quan trọng. Cho phép bản thân giải tỏa khỏi áp lực.
Cuối cùng, luôn luôn cân nhắc sức khỏe và tinh thần của bạn khi thực hiện các chiến lược quản lý thời gian để tăng năng suất. Hãy chắc chắn rằng bạn không “hy sinh” giấc ngủ để nỗ lực hoàn thành công việc.
———-
Tác giả:S.J. Scott
Link bài gốc:7 Free Time Management Worksheet for Students & Adults
Dịch giả: Nguyễn Tuấn Anh -ToMo – Learn Something New
(**) Follow FacebookToMo – Learn Something Newđể đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.
Xem thêm: Khóa Học Kỹ Thuật Viên Máy Tính Tùng Phát, Chuyên Viên Phần Cứng Và Mạng
(***) Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại:https://bit.ly/ToMo-hiring.